Klauzule informacyjne RODO

Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkół w Bystrzejowicach Pierwszych im. Heleny Babisz, Bystrzejowice Pierwsze 89, 21-050 Piaski, tel. 81 581 02 13, e-mail: sekretariat@zsbystrzejowice.pl.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: za pośrednictwem sekretariatu szkoły (sekretariat@zsbystrzejowice.pl). Imię, nazwisko i bezpośredni kontakt IOD — w trakcie uzupełniania.

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (w zakresie dopuszczonym przepisami), prawo sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Dane nie są przekazywane do państw trzecich ani nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Odbiorcami danych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia (np. dostawca dziennika elektronicznego, obsługa IT).

1. Uczniowie i rodzice / opiekunowie prawni

Dane przetwarzane są w celu realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania oraz zapewnienia bezpieczeństwa uczniów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i e oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z ustawą — Prawo oświatowe i ustawą o systemie oświaty.

Okres przechowywania: przez okres nauki oraz okresy archiwizacji dokumentacji przebiegu nauczania wynikające z przepisów (m.in. księga uczniów — 50 lat).

2. Nauczyciele

Dane przetwarzane są w celu realizacji stosunku pracy nauczyciela, awansu zawodowego, oceny pracy oraz obowiązków wynikających z Karty Nauczyciela i systemu informacji oświatowej (SIO).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z Kartą Nauczyciela, Kodeksem pracy i ustawą o SIO.

Okres przechowywania: akta osobowe — 10 lat po ustaniu zatrudnienia (stosunki pracy nawiązane od 2019 r.) albo 50 lat (wcześniejsze).

3. Pracownicy administracji i obsługi

Dane przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji stosunku pracy, wypłaty wynagrodzeń, realizacji uprawnień socjalnych (ZFŚS) oraz obowiązków płatnika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z Kodeksem pracy, ustawą o pracownikach samorządowych i przepisami ubezpieczeniowo-podatkowymi.

Okres przechowywania: akta osobowe — jak wyżej; dokumentacja ZFŚS — do czasu ustalenia uprawnień i dochodzenia roszczeń.

4. Rekrutacja uczniów (kandydaci)

Dane kandydatów i ich rodziców przetwarzane są w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do szkoły i przedszkola.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z art. 130 i nast. Prawa oświatowego.

Okres przechowywania: dane przyjętych — przez okres nauki; dane nieprzyjętych — przez rok, chyba że toczy się postępowanie odwoławcze (art. 160 Prawa oświatowego).

5. Nabór na wolne stanowiska pracy

Dane kandydatów do pracy przetwarzane są w celu przeprowadzenia naboru (stanowiska urzędnicze — zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych; pozostałe — rekrutacja zwykła).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy; w zakresie danych podanych dobrowolnie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

Okres przechowywania: dokumenty aplikacyjne nieprzyjętych kandydatów — 3 miesiące od zakończenia naboru (wyniki naboru urzędniczego publikowane w BIP przez 3 miesiące).

6. Monitoring wizyjny

Jeżeli teren lub budynek szkoły objęty jest monitoringiem wizyjnym, dane (wizerunek) przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrony mienia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 108a Prawa oświatowego.

Okres przechowywania: nagrania przechowywane są maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania, po czym są nadpisywane (chyba że stanowią dowód w postępowaniu).

Zakres monitoringu i oznaczenie stref są opisane w regulaminie monitoringu; monitoring nie obejmuje sal lekcyjnych, szatni ani pomieszczeń sanitarnych.

7. Kontrahenci i zamówienia publiczne

Dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz reprezentantów i pracowników kontrahentów przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umów oraz prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z ustawą — Prawo zamówień publicznych i ustawą o finansach publicznych.

Okres przechowywania: przez okres realizacji umowy oraz okresy archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej (co do zasady 5 lat).

8. Zgłoszenia sygnalistów

Dane osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, przetwarzane są w celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, z zachowaniem poufności tożsamości.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Okres przechowywania: dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych — 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.